物业公司财务内控中存在的问题及措施-尊龙凯时网址

摘  要

健全的内部控制能够加强经济管理、提高经济效益、保障财务信息真实可靠、保护资产安全完整、以及实现企业战略目标等的有效手段。尤其是对于大中型企业来说，健全的内部控制是保障企业实现经营的核心措施之一。研究物业公司内部控制体系中存在的问题及优化措施，对于加强企业内部控制、实现企业可持续发展具有重要的现实意义。本文按照理论基础——提出问题——分析问题——解决问题的研究思路，运用案例分析、归纳分析等研究方法，对物业公司财务内部控制进行深入研究，以小见大，找出物业企业内部控制存在的共性问题，希望能为相关者做一个借鉴。

关键词：物业公司；内部财务控制；场租用电

一、背景分析

我国经济步入新常态，虽然企业需求逐步放缓，但企业面临的挑战却并未停歇。现在这正是公司变革的关键时期，所以企业公司必须在企业内部控制管理上下一番功夫，用以提升公司的核心竞争力。在公司内部控制过程中，可能会涉及到人事、工程、财务等诸多方面，但只有财务管理贯穿始终，渗透在企业经营的各个环节，因此内部财务控制可谓是企业内部控制的重中之重。而在财务内部管控中，对于具体事务的分析、跨部门的沟通协作也是做好内控工作的重点环节。内部财务控制是保障会计信息真实、完整的基础，也是提高企业经济效益的重要手段。2020年度，我国上市公司披露的72项重大缺陷主要集中在资金活动、信息披露、关联交易、财务报告、销售业务等领域，这些领域都与企业内部财务控制密切相关。加强内部风险控制为企业顺利健康发展起到促进作用。

物业公司正是改革的关键时期，物业公司经营管理转型也势在必行，做好基础管理工作也是企业应当关注的重点。作为企业重要管理工作之一的内部财务控制，应注重强化财务风险防范及控制管理工作。物业公司为防范风险，助力企业持续发展，建立一个合理规范的内部财务控制体系必不可少。而有效的内部财务控制体系又依托于完善的内部财务控制制度，本文通过分析物业公司内部财务控制的缺陷及成因，提出相应的完善措施，帮助加强内部财务控制，提高财务管控效率，增强物业公司的竞争力。在完善内部财务控制的同时，也为审计工作提供相应的参考，提高审计的工作效率为物业公司顺利改革提供基础保障，以应对新的市场需求，发展新的业务内容，让企业在创新发展的道路上更进一步。

本文以物业为例，列举实际工作中存在的一些细小问题，对财务内控面临的现状做出分析，并提出相应的解决措施，以此减少公司内部出现同类问题，并针对此类问题举一反三，做出思考。

（一）现状分析——以场租用电发现问题为例

物业成立于1994年，专注提供多方位的物业管理服务、社区增值服务、案场服务、咨询服务等。经过多年的运作，现已覆盖河南省108个县市，布局河南省、市、县、镇、村五级市场，实现公司规模化发展。物业管理的小区运作成熟、规范，已成为各地物业管理行业的一面旗帜。但实际工作中，依然会发现一些问题，对具体的财务工作进行了一些思考。

某小区业主反应，家中的有线电视无法正常观看，小区工作人员在接到电话后，立即派工程人员进行排查原因，处理问题。在这个过程中，财务序列人员也对此问题进行跟进与核对，是否存在该单位电费拖欠的原因造成此结果的可能。后查找相关合同文件时，未发现与该单位签订用电协议，于是咨询工程人员，该单位用电是否通过小区代收，是否按月抄表，核对电表读数，再由物业公司交费至电业局。工程人员对于财务人员提出的问题回复说，该单位用电单独挂表，直接交费至电业局，无需物业代收代支。财务人员暂无继续跟进。

物业管理公司传统的主营业务收入为物业管理服务费，因收入较为细碎，以收费率进行考核，水电收费率、多种经营收费率也是如此。因公司全员对经营任务报以重视，对考核重点得以熟知，在面对此类问题时，财务人员的第一反应是，是否该单位有欠费情况。因有线电视在小区内会使用场地，一般情况下，用到场地的单位均会同物业公司签订场地租赁合同，如果有用电用水情况，也会在合同中一同进行约定，但为找到该单位相关的场地租赁合同，也无单独签订的用电协议，再加上工程人员所反馈的用电情况，并无发现此中问题。

后与有线电视单位进行对接，该单位称未直接将电费交至电业局，而是将费用直接转账给物业公司的员工，且拿出有线电视公司与我物业公司签订的合同，约定每年电费金额，以转账形式支付，可转账给个人，合同中约定的人员为我物业公司内部员工某某，为小区工程人员，且写出个人银行账号信息。

财务人员得知后，也要先确定有线电视公司拿出的合同真伪，首先双方签字盖章处，对方单位章印齐全，我方物业公司盖章为收费专用章（为圆形章），虽不具备法律效益，但是对方单位认可，且按照合同约定按时给合同中的银行账号转账支付，并无拖欠。于是财务人员再次询问服务中心工程人员，有线电视确实单独加表，只是接在公区电上，电费每年转入个人账户中，也未交至公司。

（二）成因分析

在场地租赁、场地租赁用电方面，虽然有供方选择、签订合同、约定其他涉及费用、呈报给公司审批、同行业竞标等等公司内部约定的要求，但是依旧会存在部分商家入驻并未签订合同，可能原因有：

1.未形成当地市场要求

如民生类的有线电视、通信信号塔等，当地其他住宅小区未进行收费，市场上未形成统一的定价等。

2.项目公司前期承诺

如移动、联通、电信等通讯公司，可能涉及布线施工等情况，项目开发公司未自己建设，而是直接找到相应的单位来进行施工，同时予以承诺，后期不再让同行业的竞争商家进驻小区，并无偿使用场地。

3.老旧小区交房时未规范，后期未进行统一整改

因老旧小区交房时间长，已经入驻的单位当初未做相关约定，后期也为对此统一进行规范。

因场地租赁合同的不规范，用电合同或用电协议是基于场地租赁合同的基础上进行收取，故也存在此类问题。

（三）存在问题

1.内部制度未规范统一

在调查中发现，对签订合同来说，物业公司对合同有具体要求和审批流程，但是对于此类合同在管小区是否全部签订，未签订原因等并未统计，也无相关数据。员工对于此类问题只做到公司要求的，并未反向梳理是否有未按照要求的情况，其是否合理。

管理者对内部控制有一定的认识，并且断断续续的制定了相关的内部控制支部，没有完整的内部控制体系。员工对内部控制的概念的认识并不完全。其他方面，从公司内部控制制度的内容来看，制度的制定者对内部控制的认识不够深刻，有一定的偏差。内部控制是维持企业良好运转的规范，每一个人都应该遵守。每个部门的负责人对该部门的规章制度进行详细撰写，在由综合管理部进行审核、修订、落实。在内部控制制度中，所有的制度都是针对员工的，对企业的管理者并没有进行约束与规定，仅仅在业务上做了规定。要知道领导者是内部控制的执行者与设计者，只有领导者带头才能将内部控制制度贯彻落实下去。

.内部监督不够重视

调查发现，公司对于内部控制的监督非常重视，审计部门对此项工作也非常注重，但是发现，只有审计部门员工对此事态度非常严肃，其他人员总有“与我无关”、“犯错的不是我”、“是他自己没有职业道德操守”等想法。而内控的监督工作，不止是审计部门的事情，应该全员重视，有监督意识。其他部门员工对内部控制的监督不是很了解，在实施监督的过程中往往出现纰漏。而且物业公司业务冗杂，涉及的范围广泛，对于一些专业类别的情况不够了解，如工程、设施设备、承接项目等，财务人员或者审计人员虽然具备一定的财务知识，也熟知公司的内部管控制度，但是这些专业化的内容不够熟悉，就算有做监督，可能也无法挖掘细小问题，往往是注重形式，忽略了实际效果，起不到真正监管的作用。究其原因，再规范的内部控制制度缺乏监督都会不完整。

.信息沟通存在缺陷

在内部控制制度的信息沟通上存在一定的缺陷。虽然物业公司有完善的oa平台，但由于缺乏沟通，各专业口只管各自负责的工作，对于跨专业方面的一些情况不与相应的专业部门进行沟通，也由于自身不够专业在遇到问题对方回复之后，并为与专业部门进行核实，得到无效或有误信息，很容易被误导，无法发现问题。

（一）强化内部环境建设

对于上述问题，为了优化内部管控，我们在思考问题时应具有反向思维，如：在工程人员直接告知有线电视直接交费至电业局，我们作为非工程专业人员，可以直接联系电业局，查询是否有在该小区地址内的此单位电表号，以此来确认是否直接将电费交至电业局；再如：电费的收入均应有用电协议，如果没有用电协议即可视为可能存在问题项，如果有用电是否还应该有对应的场租合同等等，应对该情况进行具体了解分析，看情况是否属实，不能因为与专业相关而逃脱责任，置之不理。还有，需要管理者对小区内所有的用电用水情况、场租合同进行筛查，有设备而没有场租合同的，是否应该全部规范，应该按照市场价格来进行定价并签订相关合同，同时约定用电内容，做到规避风险。再有就是，直接与对方单位进行联系，是否有个人代签合同的情况，虽然我方单位统计并无签订相关合同，很有可能对方单位已经与我方单位签订过，只不过是我方有员工私签合同。

由此来讲，强化内部环境建设显得尤为重要，当内部环境得以提升，因内部管控找出的问题便会下降。

（二）完善内部监督机制

规范内部审计部门的监督职能。完善内部监督机制，首先要完善内部审计部门的监督职能。针对存在的问题，首先要调整内部审计部门的组织结构。这个部门至少应该有两个人，而不是一个人。本部门的所有内部审计活动应至少同时涉及两人，并相互监督。只有这样，我们才能避免监督部门没有监督的情况。同时，我们要注意审计师的专业知识和能力，因为企业内部控制系统的设计和管理将涉及到各种专业知识，不仅在财务方面，而且在企业内部审计部门提供管理决策依据。因此，内部审计人员不仅需要坚实的财务基础和技能，还应该具备法律、管理、施工等诸多方面的相关知识。内部审计是企业为了加强内部经济和管理监督而逐渐发展起来的，内部审计既是企业内部控制制度的一部分，同时也是对内部控制其他环节进行监督的主要力量。内部审计部门能够对经济活动进行审查，对内部控制的实施效果进行测评，并能发现其中的问题所在，理所当然的对问题的解决办法可以提出意见和建议。

在物业公司内部控制制度建立过程中，应该加强对审计部门针对所发现问题提出解决建议的规定，并且要及时的对改正情况进行再测试，直到问题的解决。内部审计不仅担负着内部控制质量和效果的监督、检查、评价职责，并且对内部控制的改进负有重要的责任。

（三）健全风险评估机制

物业公司作为一家多元化服务企业，特别关注政策风险、经营风险和环境风险。企业进行风险评估，通常要经过事件识别、风险评估和风险应对的过程。在这个过程中，最重要的是对企业的风险承受能力进行分析，找出影响企业预期目标的潜在风险。把企业的总体目标划分为部门的小目标，根据部门的目标分析各部门存在的风险，采取正确的措施控制风险。

其次，要注意风险评估。通过风险评估，可以确定风险诱导的条件，从而帮助企业采取适当的方法来应对。根据风险评估结果确定风险类型，有助于企业明确风险控制的重点，使企业能够采用正确的方法分别处理，使风险评估的效果更加明显。最后，应根据企业的实际情况，通过规避、承担、降低和分担风险来判断应对何种风险。

我国物业公司具有产品单一、涉及项目冗杂、业务快速发展的特点。虽然内部控制制度的实施一直在规范，也取得了一些成果，但总体上还是不乐观的。主要存在的问题有：基础薄弱、内部控制薄弱、专业涉猎不够广、缺乏深度分析、缺乏风险管理体系。通过对场租用电发现的问题，分析问题产生的原因和下一步解决措施，也对目前此类存在的风险提出相应的建议，提出了完善物业公司财务风险预警机制的建议，包括规范公司治理结构，充分发挥内部审计职能，建立物业公司财务风险预警机制等，对此后在管的所有小区进行问题筛查，坚决避免此类问题的再发生。

财务内部管控一直是工作的重点，要做到制度的完全规范也是难点，虽然细小琐碎，但规范管理和防范风险不可轻视。本文通过对物业公司内部管控过程中遇到的细小问题进行分析，并提出相应的措施，但描述些有繁杂，应更精简去描述分析，用更多篇幅结合实际提出更好的措施。此项工作是日常类工作，应通过文中叙述的情况及问题在公司范围内进行筛查，将财务内控工作贯穿始终并逐步完善。